De plus en plus d’entreprises françaises ont pris conscience de l’impact des emails sur la productivité au travail.
Dans ce cadre, une journée sans e-mail a été mise en place chaque dernier vendredi de novembre depuis maintenant plusieurs années. Cette année, la journée sans email a lieu le vendredi 24 novembre 2023.
Mais pourquoi et comment l’organiser ?
Pourquoi organiser une journée sans e-mail ?
La surcharge de mails, un frein à la productivité des salariés
L’email est autant un outil indispensable qu’une source majeure de distraction dans le cadre professionnel.
Selon une enquête menée par l’institut BVA, près d’un quart des salariés déclarent passer plus d’une heure par jour à traiter leurs e-mails. 86% d’entre eux y répondent même immédiatement, quelle que soit la tâche qu’ils sont en train de réaliser.
Autre chiffre intéressant qui démontre bien la difficulté des salariés français à déconnecter hors des horaires de bureau : 61% de ceux qui ont accès à leurs e-mails professionnels les consultent régulièrement le soir, dont 47% pendant le week-end et 43% pendant les vacances. Ce comportement génère du stress pour près de la moitié des interrogés.
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Le droit à la déconnexion : où en sommes-nous ?
Pour lutter justement contre le stress généré par les e-mails lorsque les salariés sont en repos, la loi El Khomri mise en place au 1er janvier 2017 oblige les entreprises de plus de 50 salariés à trouver un accord d’entreprise sur la gestion de la disponibilité des employés en dehors des heures de travail. C’est le droit à la déconnexion.
L’objectif de ce droit est de prévenir les risques de burn out, de limiter le stress et de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Les salariés doivent avoir la possibilité de ne pas avoir accès aux outils numériques utilisés par l’entreprise lorsqu’ils ne sont pas au bureau (que ce soit en soirée, en weekend ou pendant les jours de RTT). Toutes les catégories de salariés sont concernées.
Si l’initiative est bonne, la pratique quant à elle pose encore problème. En l’absence d’une définition claire de ce droit, chaque entreprise est libre de décider des modalités d’application. Une minorité d’entreprises ont mis en place une charte de la déconnexion. La majorité des services RH reste cependant perplexe face à ce droit nouveau quand, dans le même temps, on leur demande d’accompagner la transformation digitale de l’entreprise et de démultiplier les canaux de communication en interne.
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Vous avez dit « Ecologie digitale » ?
L’impact des emails s’étend aussi à la planète. Selon une enquête publiée en 2014 par l’Ademe, l’envoi d’un e-mail de 1 Mo produit l’équivalent de 15 grammes de CO2. L’impact climatique varie notamment avec le poids des pièces jointes et le nombre de destinataires. Par exemple, l’envoi de 33 e-mails d’1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 kg de CO2, soit l’équivalent de plus de 1 000 km parcourus en voiture !
Cet impact ne se limite pas aux gaz à effet de serre : l’envoi d’un e-mail avec une pièce jointe de 1Mo consomme 7,5 g équivalents de fer, soit le poids d’une pièce de 1€. Les équipements électroniques font en effet appel à des ressources naturelles importantes et parfois à des matériaux rares pour leur production.
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Pour réduire l’impact environnemental des e-mails, plusieurs actions sont possibles : on peut par exemple ranger et archiver les emails qui ont plus de deux semaines, limiter les personnes en copie, réduire la taille et le nombre de pièces jointes ou opter pour les dossiers partagés.
Comment mettre en place une journée sans e-mail dans son entreprise ?
Fabriquez votre check-list
Recueillir les besoins des salariés par services peut être intéressant pour commencer un test, avant de mettre en oeuvre la journée sans mail à plus grande échelle dans l’entreprise.
Vous pouvez d'abord initier la création d’un groupe de travail interne, et inviter les services opérationnels et support (RH, Communication, HSE, CSE) intéressés par le sujet.
Vous avez également tout intérêt à étudier à l’avance les pratiques et usages des collaborateurs. Rapprochez-vous de votre DSI et soyez toutefois attentif à respecter la confidentialité des données personnelles.
Pour vous aider, nous avons élaboré une première liste de questions pertinentes à se poser :
- Combien d’emails chaque collaborateur reçoit-il en moyenne chaque jour ? Combien sont lus ou supprimés immédiatement ?
- Quels sont les services de votre entreprise qui consomment le plus de données ?
- Quel est le coût financier aujourd’hui associé aux serveurs informatiques et à l’envoi des mails ? (Cela va intéresser votre directeur financier et vous pourrez négocier votre budget pour organiser la journée !)
- Quelle proportion des emails sont envoyés en dehors des horaires de travail ?
- Quels sont les départements qui consomment le plus en stockage et en transmission de données ?
- Quel est le poids moyen des emails ? Quel est le nombre de destinataires moyens ? Quels sont les usages en matière de pièces jointes ?
Cette première analyse n’a pas besoin d’être exhaustive, mais elle permettra de mieux associer les collaborateurs au projet (on parle de leurs pratiques !), et éventuellement de fixer des objectifs chiffrés au projet.
Cadrez une phase de test
Le cadrage est une étape essentielle pour bien réussir la mise en place d’une journée sans mail dans l’entreprise. Définir le rythme (un jour dans l’année, une demi-journée par mois ?), les outils collaboratifs pour limiter l’envoi des e-mails (Slack, suite Google Drive…), ainsi que les tâches à privilégier lors de cette journée sont les principaux prérequis.
Pour faire de cette journée sans email un succès, l’action doit être perçue comme ludique et challengeante pour les différents services, et surtout pour les cadres qui reçoivent généralement un nombre important d’e-mails.
Si vous avez des données assez fines de la part de votre DSI, vous pouvez organiser un défi collectif entre différentes équipes pour voir qui a réussi le plus à limiter le nombre d’emails au cours de la journée.
Inspirez-vous des entreprises pionnières
Price Minister
En mars 2015, Price Minister a décidé d’instaurer une demi-journée par mois sans e-mail afin d’améliorer la communication entre les salariés et services de l’entreprise. Selon Olivier Mathiot, PDG, les e-mails seraient en effet contre productifs.
Cette action a été mise en place sans obligation aucune de la part des salariés pour que cette demi-journée soit perçue de manière positive et encourageante. L’entreprise a également décidé de mettre en place d’autres outils pour limiter les emails et favoriser la communication interne.
Atos
Comme Canon en 2010, l’entreprise Atos a été l’une des premières à expérimenter la réduction des emails.
En lançant le programme “zéro email” en 2011, Atos a mis en place des ateliers de formation pour encourager les salariés à mieux communiquer entre eux et faciliter l’efficacité des échanges.
Quatre ans après sa mise en place, le programme enregistre de bonnes performances puisque les emails ont baissé de près de 70% !
Michelin
Autre solution plus drastique chez Michelin: le suivi automatique des connexions au serveur entre 21h et 7h du matin !
Au delà de 5 connexions enregistrées par mois, le salarié et son supérieur doivent échanger sur le sujet pour mieux comprendre les préoccupations du salarié et estimer son niveau de stress. Un rapport est ensuite envoyé au service du personnel.
