Alors que vous êtes bien tranquille et concentré(e) sur la rédaction d’un mail important, votre collègue toque à votre épaule pour vous demander à quelle heure vous comptez aller tester ce fameux bò bún dont tout le monde parle. Jadis, quand vous aviez votre bureau individuel, il vous aurait certainement envoyé un mail ou un message instantané. Sauf que l’open space fait sauter les frontières de l’intimité et par définition de l’espace personnel.
Alors que l’heure est au décloisonnement des bureaux, comment aider les salariés à se préserver pour conserver leur concentration et leur confort de travail ?
Anne-Charlotte B., intervenante aux Ateliers Durables, nous livre ici quelques conseils issus de sa pratique de sophrologue et de son expérience en entreprise.
🎓 Découvrez notre atelier « L’open space : réussir la cohabitation au bureau » pour disposer des meilleurs conseils et favoriser la concentration et la collaboration en espaces ouverts.
Les 7 Conseils de notre spécialiste
1. Apprendre à bien respirer
Réalisez cet exercice de respiration pour relancer votre concentration et évacuer les tensions qui s’accumulent :
- Installez-vous le dos bien droit sur votre chaise, les jambes décroisées, mains sur les cuisses si possible
- Dégagez vos épaules et ouvrez votre cage thoracique
- Commencer par souffler lentement par la bouche en contractant légèrement le bas ventre
- Inspirez doucement par le nez en relâchant l’abdomen
- Bloquez l’air un instant
- Relâchez lentement par la bouche en contractant le bas ventre
- Répétez l’exercice au moins quatre fois par heure
🧘♀️ Découvrez tous les bienfaits de la sophrologie en entreprise dans notre article sur le sujet.
2. Travailler dans un espace rangé et organisé
- Organiser votre bureau vous permet de mieux organiser…votre tête !
- Pour créer des séparations entre bureau, pensez au plantes vertes.
- Ayez le reflexe Feng-Shui dans le choix des couleurs. Le vert (plante verte) absorbe les énergies négatives, les couleurs chaudes (une affiche ? Un objet ?) stimulent les échanges entre les collaborateurs. Les couleurs froides (gris, bleu foncé, beige) créent une ambiance silencieuse et favorisent la réflexion. Pensez-y !
☯️ Découvrez les 5 règles du Feng Shui en entreprise avec Caroline, notre experte en aménagement intérieur !
3. Se protéger du bruit
Le bruit est la première cause de stress en open space.
Pour vous barricader de la réunion improvisée derrière vous, envisagez les boules Quies, un casque anti-bruit ou de la musique (sans paroles) dans les oreilles.
Ayez le réflexe pour les autres et déplacez-vous lorsque vous avez un appel ou un point improvisé.
4. Apprendre à bien gérer votre temps
Les interruptions et les distractions permanentes de l’open space réduisent votre temps de travail. Soyez disciplinés et planifiez votre journée pour évacuer toute source de stress due au manque de temps.
- Chaque jour, faites-vous une liste de choses à faire et surtout, tâchez de vous y tenir en définissant un temps défini pour chaque. Comptez large et prévoyez un peu de temps pour les imprévus (réunion surprise, alerte incendie interminable ou coup de fil sans fin).
- Enfin, pour bien dormir le soir et retrouver avec plaisir votre bureau sans cloison, réalisez votre liste de choses à faire pour le lendemain en fin de journée.
🎓 Découvrez notre atelier Mieux gérer son temps et ses priorités, neutraliser les voleurs de temps
5. Supprimer notifications et alertes e-mail
Inutile de vous surcharger l’esprit avec des interruptions supplémentaires :
- Prenez le temps de désactiver les notifications email ainsi que sur les réseaux sociaux
- Déterminez des temps précis durant lesquels vous vérifierez vos emails, toutes les heures par exemple. Pour les urgences, il existe toujours le téléphone du bureau.
- Éteignez votre téléphone personnel
Photo by Brian J. Tromp on Unsplash
📩 Reprenez le contrôle de vos emails en suivant nos 10 commandements pour une boîte mail écologique et des mails mieux gérés
6. Prendre du recul
Apprenez à vous isoler du collectif sans gêne. Assumez votre besoin de concentration sans vous préoccuper des autres, il y a un temps pour tout !
- Établissez des limites avec vos collaborateurs : dans la mesure du possible, demandez à être sollicité qu’en cas d’urgence. Prévoyez des temps pour échanger avec vos collègues, calez des points courts.
- Apprendre à dire non ! Vous n’êtes parfois pas obligés de répondre immédiatement aux demandes de vos collègues. Analyser les situations qui relèvent de l’urgence. N’hésitez pas à remettre à plus tard les tâches qui peuvent attendre
🎓 Découvrez notre atelier Améliorer sa concentration et ses capacités d'attention
7. Faire des pauses
Même quelques minutes, toutes les heures.
- Respirer et pratiquer quelques respirations profondes (comme expliqué plus haut)
- Marchez, baladez vous dans les couloirs
- Profitez de ce moment pour discuter avec vos collègues
- Buvez ou manger quelque chose qui vous fait du bien
