Si la configuration de nos espaces de travail en open space ou flex office favorise la collaboration et le partage de l’information, ces interactions s’accompagnent inévitablement d’interruptions et de nuisances sonores. Les conditions de travail s’en ressentent, la fatigue et le stress s’installent.
Comment (re)penser l'aménagement des open space pour préserver santé et performance sur le lieu de travail ?
Au Ateliers Durables, lorsque nous animons des ateliers sur l'open space ou sur la concentration, les participants mentionnent comme principale difficulté le bruit environnant et les interruptions diverses : courriels, messagerie instantanée, arrivée inopinée d’un collègue…
L’effort et le temps nécessaires pour se reconcentrer provoquent quotidiennement fatigue et stress. Une étude de la DARES le confirme : les salariés en open space s’absentent davantage pour raisons médicales que les salariés en bureaux fermés et présentent des risques de dépression plus élevés.
Selon l’INRS, même en dessous du seuil d’alerte en terme de santé auditive, « le bruit dans les open-spaces est un problème de santé publique, comme le révèlent les indicateurs d’arrêt maladie et les enquêtes de terrain ». 95 % des salariés se déclarent incommodés par le bruit et 55 % très gênés. Les conversations intelligibles entre collègues arrivent en tête de liste des perturbateurs.
Notre attention analyse en permanence notre environnement pour y détecter de potentiels dangers ou opportunités, assurant ainsi notre survie. Un bruit ou un mouvement inattendu et la voilà automatiquement déviée de la tâche en cours. Elle se met en état d’alerte, ce qui stimule notre système nerveux sympathique et augmente le niveau de stress. A l’inverse, dans un lieu silencieux, le système parasympathique s’active et le cerveau se régénère, favorisant selon l’INSERM concentration et créativité.
Une interruption implique :
Soit 15 à 24 % de temps supplémentaire (source : Next Work innovation). En se basant sur la fourchette basse de 15 %, cela représente trois jours de travail perdus par mois. Les conséquences (pression temporelle, accumulation du travail en retard...) impactent négativement la satisfaction professionnelle des salariés tandis que leurs plaintes psychosomatiques augmentent (Keller, A. C., Meier, L. L., Elfering, A., & Semmer, N. K. (2019). Please wait until I am done ! Longitudinal effects of work interruptions on employee well-being).
Il est possible d'agir principalement à deux niveaux : sur l'espace de travail ou sur les pratiques des équipes. Voici quelques bonnes pratiques que nous avons rencontrées.
Prévoir :
Alors qu’une surcharge physique se voit, une surcharge cognitive est invisible. Et pourtant, notre cerveau est limité dans le nombre d’informations qu’il peut traiter en parallèle. La solution : faire savoir visuellement aux autres que l’on travaille sur une tâche nécessitant une pleine concentration.
On peut convenir de codes simples : un panneau « concentration en cours », un casque sur les oreilles… ou utiliser des outils spécialisés comme les indicateurs lumineux de disponibilité Luxafor à placer sur son poste de travail.
Là encore, il n'y a pas de "bonne règle" et chaque organisation doit construire ses usages. Nos ateliers sur la déconnexion et la gestion des emails permettent d'ouvrir un premier espace de discussion sur le sujet.
Elles peuvent s'avérer nécessaires pour gérer le volume des conversations, le bruit en général ou la climatisation. Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre article Élaborer une charte open space pour réussir sa transition vers l’open space ou le flex office.
Pour conclure, le bruit et les sollicitations diverses constituent des nuisances majeures dans les bureaux ouverts, mais ils sont aujourd’hui insuffisamment pris en compte. Un passage au travail en open space/flex office réussi implique : des mesures acoustiques appropriées, des lieux et des moments pensés par type d’activité cognitive, mais aussi la mise en place de bonnes pratiques individuelles et collectives, pour concilier travail en open space et santé au travail.