Si la configuration de nos espaces de travail en open space ou flex office favorise la collaboration et le partage de l’information, ces interactions s’accompagnent inévitablement d’interruptions et de nuisances sonores. Les conditions de travail s’en ressentent, la fatigue et le stress s’installent.
Comment (re)penser l'aménagement des open space pour préserver santé et performance sur le lieu de travail ?
Open space et santé au travail : Quel impact ?
Au Ateliers Durables, lorsque nous animons des ateliers sur l'open space ou sur la concentration, les participants mentionnent comme principale difficulté le bruit environnant et les interruptions diverses : courriels, messagerie instantanée, arrivée inopinée d’un collègue…
L’effort et le temps nécessaires pour se reconcentrer provoquent quotidiennement fatigue et stress. Une étude de la DARES le confirme : les salariés en open space s’absentent davantage pour raisons médicales que les salariés en bureaux fermés et présentent des risques de dépression plus élevés.
Le bruit : source de fatigue et de stress
Selon l’INRS, même en dessous du seuil d’alerte en terme de santé auditive, « le bruit dans les open-spaces est un problème de santé publique, comme le révèlent les indicateurs d’arrêt maladie et les enquêtes de terrain ». 95 % des salariés se déclarent incommodés par le bruit et 55 % très gênés. Les conversations intelligibles entre collègues arrivent en tête de liste des perturbateurs.
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Bruit ou attention, il faut choisir…
Notre attention analyse en permanence notre environnement pour y détecter de potentiels dangers ou opportunités, assurant ainsi notre survie. Un bruit ou un mouvement inattendu et la voilà automatiquement déviée de la tâche en cours. Elle se met en état d’alerte, ce qui stimule notre système nerveux sympathique et augmente le niveau de stress. A l’inverse, dans un lieu silencieux, le système parasympathique s’active et le cerveau se régénère, favorisant selon l’INSERM concentration et créativité.
Les interruptions : perte de temps et mal être au travail
Une interruption implique :
- D’arrêter l’activité en cours
- De comprendre la demande
- De réfléchir à une réaction adaptée
- De répondre
- De réussir à se rappeler où en était le travail initial
- De le reprendre
Soit 15 à 24 % de temps supplémentaire (source : Next Work innovation). En se basant sur la fourchette basse de 15 %, cela représente trois jours de travail perdus par mois. Les conséquences (pression temporelle, accumulation du travail en retard...) impactent négativement la satisfaction professionnelle des salariés tandis que leurs plaintes psychosomatiques augmentent (Keller, A. C., Meier, L. L., Elfering, A., & Semmer, N. K. (2019). Please wait until I am done ! Longitudinal effects of work interruptions on employee well-being).
aménagement de l'open space : comment éviter la sur-sollicitation ?
Il est possible d'agir principalement à deux niveaux : sur l'espace de travail ou sur les pratiques des équipes. Voici quelques bonnes pratiques que nous avons rencontrées.
1. Organiser l’espace de travail
- S’équiper de cloisons isolant phoniquement les postes de travail
- Penser l’aménagement de façon à limiter au maximum les déplacements entre les postes travaillant souvent ensemble
- Isoler les imprimantes et photocopieuses
Prévoir :
- Des surfaces de travail suffisantes : l’AFNOR (norme : NF X 35-102 ) recommande un minimum de 15 m2 par personne
- Des allées de circulation suffisamment larges et clairement séparées des postes de travail
- Des espaces de détente performants acoustiquement
- Des espaces fermés pour les réunions et les appels téléphoniques
- Des casques anti-bruit
💡 Pour en savoir + : 7 conseils pour aménager un espace détente en entreprise
2. Instaurer de bonnes pratiques
Déterminer des espaces et des temps silencieux :
- Des espaces silencieux : pour les activités nécessitant une concentration élevée. Envisager également des « zones de créativité », des « zones de travail collaboratif » …
- Des temps silencieux : par exemple le matin jusqu’à 11h00, moment ou notre productivité est la plus efficace, tant pis si on ne passe pas 1 heure à dire bonjour à tout le monde…
- Des horaires de visites : certains services peuvent être « ouverts » uniquement l’après-midi, le matin étant consacré à l’avancée du travail.
Adopter un code « ne pas déranger ».
Alors qu’une surcharge physique se voit, une surcharge cognitive est invisible. Et pourtant, notre cerveau est limité dans le nombre d’informations qu’il peut traiter en parallèle. La solution : faire savoir visuellement aux autres que l’on travaille sur une tâche nécessitant une pleine concentration.
On peut convenir de codes simples : un panneau « concentration en cours », un casque sur les oreilles… ou utiliser des outils spécialisés comme les indicateurs lumineux de disponibilité Luxafor à placer sur son poste de travail.
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Établir des recommandations sur l’usage des courriels et de la messagerie instantanée
Là encore, il n'y a pas de "bonne règle" et chaque organisation doit construire ses usages. Nos ateliers sur la déconnexion et la gestion des emails permettent d'ouvrir un premier espace de discussion sur le sujet.
Élaborer des règles communes de bon fonctionnement
Elles peuvent s'avérer nécessaires pour gérer le volume des conversations, le bruit en général ou la climatisation. Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre article Élaborer une charte open space pour réussir sa transition vers l’open space ou le flex office.
Pour conclure, le bruit et les sollicitations diverses constituent des nuisances majeures dans les bureaux ouverts, mais ils sont aujourd’hui insuffisamment pris en compte. Un passage au travail en open space/flex office réussi implique : des mesures acoustiques appropriées, des lieux et des moments pensés par type d’activité cognitive, mais aussi la mise en place de bonnes pratiques individuelles et collectives, pour concilier travail en open space et santé au travail.
💡Pour aller plus loin : L’INRS a développé avec l’INSA le questionnaire GABO (Gêne Acoustique dans les Bureaux Ouverts). Il aide à recueillir le ressenti des salariés vis-à-vis de leur environnement de travail et du bruit. Il les associe ainsi à la démarche d’amélioration de l’espace de travail et objective leur perception du bruit.
