Open space, Flex office, nos bureaux évoluent vers des espaces ouverts et mobiles, mais le partage d’un même espace de travail peut entraîner des difficultés de concentration, de la fatigue, du stress, et des conflits interpersonnels…
Pour éviter d’en arriver là, nous vous conseillons d’élaborer une charte open space qui définira et formalisera les bonnes pratiques à respecter dans les bureaux ouverts. Cette charte est à coconstruire avec vos collaborateurs pour s’assurer de l’adéquation de son contenu avec leurs besoins et favoriser le respect des règles de vie énoncées.
3 étapes clés pour associer les equipes à votre charte
- Création d'un groupe de travail
La concertation du collectif permet de clarifier les attentes et de prendre conscience des perceptions différentes de chacun, dans un esprit d’ouverture et de compréhension mutuelle. Le CSE peut être associé à la réflexion pour faciliter la cohésion et la communication. - Élaboration de la charte
A partir des besoins et des solutions recueillis par les groupes de travail, élaborez votre charte en dégageant quelques règles simples et claires.
Optez pour un document court et très visuel, facilement et rapidement appropriable.
- Diffusion de la charte
Une fois la charte créée, l’idéal sera de l’afficher dans chaque espace partagé pour qu’elle soit visible de tous, à tout moment. Veillez aussi à la rendre accessible via un intranet ou un autre réseau privé de l’entreprise, car elle devient un document de référence.
Le contenu de la charte open space ou de la charte flex office
Nous vous proposons un guide pour construire votre contenu. Les bonnes pratiques listées sont issues des échanges avec les participants de nos ateliers "Bien travailler en open space".
La raison d’être de la charte
Commencez par présenter la raison d’être de la charte :
Exemple « Définir et encadrer les règles de bon fonctionnement de l’open space pour bien vivre ensemble et préserver la concentration »
Les articles
Ils peuvent être classés par :
- Objectifs (exemple : “assurer le confort de tous”)
- Bénéfices (exemple “un environnement de travail confortable”)
- Thèmes (exemple : “climatisation et chauffage”)
Exemple d’une organisation par objectifs
Favoriser calme et concentration
- Parler à voix basse
- Mettre son téléphone en mode « vibreur »
- Ne pas activer le haut-parleur du téléphone
- Quitter l’espace commun pour passer ses appels personnels
- Utiliser des écouteurs pour écouter musique et vidéos
- Ne pas se réunir dans l’open space, utiliser les salles de réunion
- Se faire discret :
- Limiter les va-et-vient et les interruptions
- Éviter les sources de bruits intempestifs : taper fort sur les touches de son clavier, penser à voix haute…
Assurer le confort de tous
-
- Gérer la climatisation et le chauffage :
- Se référer à des données objectives : selon les recommandations gouvernementales 19°C en hiver et 26°C en été (décret du 19 mars 2007 relatif à la performance énergétique des bâtiments)
- Adopter des comportements écologiques
- Gérer la climatisation et le chauffage :
- Éviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum…)
- Ranger son bureau
Préserver la convivialité
- Si le comportement d’un collègue est dérangeant, le lui signaler calmement et poliment
- Garder en tête que certaines personnes ne se rendent pas compte du bruit qu’elles génèrent
- Et que chacun a sa propre sensibilité aux variations de température …
Une phrase de remerciement
Terminez par une phrase de remerciement et de rappel de la raison d’être de la charte.
Exemple : « Merci de contribuer au bien-être commun en respectant ces règles de savoir-vivre ».
Les intervenants du réseau LAD viennent vous conseiller et faciliter vos échanges sur la QVT
📒 Lire notre article : 10 idées d'ateliers bien-être à tester pour une journée de cohésion
Un exemple de charte de vie en open space ou en flex office
Pour gagner du temps, téléchargez notre exemple de charte de vie en open space ou en flex office (format Word) à personnaliser avec vos visuels (charte graphique…) et vos besoins.
Attention, une charte open space fournit un cadre de référence utile, mais elle n'a de sens que si elle vient en complément de temps de discussion pour débattre de l'environnement de travail, qu'il s'agisse de réunions d'équipe ou de temps plus informels.
Si vous ressentez le besoin de faire appel à un facilitateur ou une facilitatrice spécialisée sur l'open space et les espaces de travail, vous pouvez 🤚prendre contact avec notre équipe pour vous aider à organiser une ou plusieurs sessions dédiées à votre projet.
En plus de la facilitation, nous pouvons aussi donner des clés à vos équipes à travers nos ateliers dédiés :
- Bien travailler en open space pour accompagner vos collaborateurs vers la mise en place de bonnes pratiques en open space
- Améliorer sa concentration pour identifier les sources de distraction et apprendre à se recentrer
- Espace de travail, accompagner l’aménagement ou le déménagement de bureau pour anticiper les aspects humains liés au changement d'espace.
