Sur le papier, votre réunion cochait tous les critères d'une parfaite organisation : un ordre du jour précis, des intervenants définis à l'avance, et un créneau bien réservé dans l'agenda de chacun. Sauf que rien ne s'est déroulé comme prévu : flottement au démarrage, problèmes de connexion, apathie généralisée, et pour finir de saccager le tout, une question inopinée de votre directeur qui a fait déborder de 30 minutes l'agenda.
Comment se prémunir de ce genre d'échec ? Quelles sont les techniques et les idées originales pour bien organiser une réunion et en faire un temps efficace et convivial ? Voici 10 idées inspirantes qui vous sauveront du temps.
Un démarrage qui claque !
Trop de réunions nous perdent dans les 5 premières minutes. En cause, un format souvent poussif et répétitif : introduction des participants, détail de l'ordre du jour, rappel des objectifs... Si un peu d'organisation ne fait pas de mal, voici quelques idées pour sortir des chemins tracés.
Idée N°1 : la remise de prix
Commencez votre réunion en célébrant une bonne nouvelle : anniversaire d'arrivée d'un collaborateur dans l'entreprise, succès professionnel, article paru dans la presse... N'hésitez pas à faire preuve d'humour, version remise des Césars si vous souhaitez féliciter plusieurs personnes présentes dans des catégories différentes par exemple. D'emblée, vous mettrez ainsi les participants dans des conditions optimales pour écouter et contribuer à la réussite de votre réunion.
Idée N°2 : L'animation tournante
Quoi de mieux qu'une co-animation pour faire baisser la pression sur vos épaules et monter l'ambiance dans la salle ? La coanimation se prépare en amont (prévoyez un ordre du jour collaboratif), ce qui n'empêche pas une dose d'improvisation le jour J.
Aux Ateliers Durables, nous sommes allés un peu plus loin. Notre réunion hebdo du lundi s'organise de manière tournante. En clair, une personne différente de l'équipe est chargée chaque semaine d'animer les débats, une autre de prendre des notes. Ainsi, chacun s'exerce à l'animation, avec un style différent, ce qui amène une coloration nouvelle chaque semaine.
Exemple de réunion hebdo d'équipe sur un principe d'organisation tournante (logiciel Asana)
Idée N°3 : le brise-glace pour casser la monotonie
Le principe du brise-glace ou ice-breaker : instaurer une vraie cohésion entre les participants dès le démarrage, et stimuler leur productivité, en proposant des activités ludiques et créatives. Il existe des dizaines de brise-glace différents, suivant l'objectif, le mode de réunion ou le nombre de participants visé. En présentiel, on aime par exemple le jeu de la pelote, qui favorise les connexions, et offre un joli rendu visuel.
📒 A découvrir : "Plus belle la visio", le guide des Ateliers Durables pour réussir vos animations à distance.
L'animation : la clé d'une réunion dynamique
Dans une réunion classique, l'absence d'une présentation suffisamment accrocheuse est souvent ce qui plombe le plus la motivation et le moral des équipes. De façon générale, pour que vos équipes ne voient plus les réunions comme une corvée, transformez-les en ateliers de création, offrant un temps de partage motivant et stimulant. Voici quelques outils originaux à tester.
Idée N°4 : Le mur des idées
Plutôt que de donner la parole à chacun dans un fastidieux tour de table, offrez à vos collaborateurs un “mur des idées”, où ils pourront s'exprimer sans brider leur inventivité. Vous obtiendrez un brainstorming interactif et visuel, très efficace.
Idée N°5 : Le quiz
Comment être sûr que les messages-clé de votre réunion seront bien assimilés ? Rien ne vaut un bon vieux quiz pour stimuler l'ambiance et fixer les éléments essentiels dans la tête des participants. Des outils comme Kahoot ou Qruiz vous aident à bâtir un quiz en quelques minutes, auquel les participants répondent depuis leur smartphone très simplement. A la clé, un podium des personnes les plus attentives et surtout des bons moments de rire.
Extrait d'un atelier "Quiz du climat" organisé avec Kahoot pour un de nos clients
Idée N°6 : Le speed working
Vous pouvez aussi recourir au “speed-working”, qui développe l'esprit de synthèse et la rapidité, en invitant chaque participant à la réunion à présenter à l'autre un projet séduisant en 7 minutes, à la manière d'un speed-dating.
Idée N°7 : Le pecha kucha
Enfin, vous pourrez remplacer les interminables défilés de powerpoint par un nouvel outil, le "Pecha Kucha" (bavardage en japonais) : vos collaborateurs devront exposer leur sujet en 20 diapositives, de 20 secondes chacune. 6 minutes et 40 secondes en tout, c'est court, mais efficace. De quoi redonner à vos réunions du punch et une dynamique nouvelle.
Agir : Les Ateliers Durables proposent un atelier ⏰ Gestion du temps et des priorités pour être plus efficace dans son orgisation personnelle.
Faites vivre une expérience attrayante
Pour rompre avec le cycle monotone des réunions qui se succèdent, et n'éveillent plus l'intérêt ni la surprise de vos collègues, changez de cadre !
Idée N°8 : louer un lieu original
Faites sortir vos équipes de la sempiternelle salle de réunion, et organisez régulièrement des brainstormings en dehors de l'entreprise : rien de tel qu'un bol d'air frais pour s'aérer l'esprit et renouveler sa créativité !
Vous pouvez par exemple trouver des idées sur Carmin, un réseau qui propose plus de 4000 lieux en France et en Europe, et qui conseille les entreprises pour leur permettre de trouver des lieux adaptés à leur identité, que ce soit pour une réunion, ou un séminaire plus long.
Idée N°9 : organiser un lunch & learn
Vous avez du mal à attirer les bonnes personnes à votre réunion technique sur le changement de logiciel de paie ? Pas de panique, proposez en même temps de goûter le dernier Avocado toast et les nouveaux macarons au sésame noir, le temps d'un déjeuner de travail gourmand ET productif. Certes, il faut prévoir un petit budget supplémentaire, mas vous pouvez aussi faire plus simple et apporter les chouquettes. Les participants s'en souviendront à coup sûr la prochaine fois que vous réserverez un créneau dans leur agenda.
Photos extraites d'un atelier "Lunchbox & pickles" animé par une de nos intervenantes
Idée N°10 : Soigner la technique
Retour aux basiques. Votre lieu de réunion est-il bien réservé, insonorisé ? Le micro fonctionne-t-il bien ? Devez-vous prévoir un dispositif spécial pour les personnes à distance ? Comment fonctionne la bande passante ? En 2024, la technique pêche encore trop souvent dans les réunions. Donc ne négligez pas cet aspect essentiel, qui gâche trop souvent le plaisir de travailler ensemble.
Techniques anti-routine, interactivité, animation dynamique: les idées originales pour accroître l'efficacité de vos réunions ne sont pas que des "gadgets". Elles montrent surtout que vous accordez de l'importance et de l'attention aux personnes présentes. Plus vos réunions apparaîtront conviviales, attractives, et créatives, plus vos équipes seront séduites et motivées en retour, pour vous suivre dans vos projets.
👉 Pour devenir un·e pro de l'organisation, faites profiter vos équipes de notre atelier Booster ses réunions
