La crise sanitaire a fait progresser la place du télétravail très rapidement dans nos organisations, sans que les managers et les équipes aient été formées et préparées.
Avec l'expérience acquise, de nouveaux enjeux apparaissent. Comment mettre en place le télétravail en entreprise de manière stable et pérenne ? Doit-on imposer la même règle pour tous ? Quelles sont les compétences à transmettre pour faire du travail hybride une réussite ?
Voici donc nos 6 étapes clé pour bien concevoir votre plan d'action sur le télétravail.
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COMMENT RÉUSSIR L'ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL EN ENTREPRISE ?
1. RECUEILLIR LES BESOINS ET ATTENTES DES SALARIÉS
Première étape indispensable dans l'organisation du télétravail : recueillir les besoins et attentes des salariés via des questionnaires, des focus groups ou des rencontres avec les délégués du personnel.
Prenez le temps de recenser les différents cas concernés puis d’élargir le débat au collectif. Comment le télétravail est-il vécu et pratiqué dans les équipes ? Quelles sont les motivations, les doutes et les inquiétudes des différents acteurs, et particulièrement des managers ? Le rythme de télétravail qu’ils aimeraient expérimenter ?
En 2024, nos équipes ont accompagné le Département de l'Eure dans une grande enquête auprès de plus de 2000 agents pour identifier leurs attentes et besoins en matière de télétravail et de déconnexion.
Les réponses obtenues sont autant d'indicateurs qui ont permis aux organisateurs de mieux orienter le futur dispositif et d'améliorer la qualité de vie au travail (QVT) des équipes.
2. DÉFINIR LE CADRE DU PROJET
Pour réussir votre projet de télétravail, il est primordial d’y associer les différents acteurs : équipe RH mais aussi le CSE, les managers, la DSI ou la médecine du travail, qui auront des préoccupations différentes. Un groupe de travail peut proposer un document de cadrage ou une charte du télétravail qui définit les contours du projet, les modalités du télétravail et ainsi prévenir les éventuels problèmes qui peuvent survenir pendant la phase de test.
La mise en place du télétravail soulève en effet de nombreuses questions auxquelles il va falloir répondre :
- Quel rythme de télétravail mettre en place ?
- Qui peut en bénéficier, et sur quels critères de sélection ?
- Quels outils mettre en place pour favoriser le travail à distance et le travail collaboratif ?
- Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (domicile, centres d’affaires, espaces de coworking, tiers lieux) ?
- Comment sera assurée la sécurité des données ?Comment suivre l’activité des personnes à distance ?
👉 Pour bien poser les bases, on ne saurait que trop vous recommander la lecture du guide du télétravail publié par l’ANACT sur le sujet.
3. PROPOSER UNE PHASE DE TEST
Une fois le projet bien cadré, place à l’expérimentation ! Elle peut s’étaler sur plusieurs mois ou un an, mais elle doit se faire en respectant les obligations de l’employeur prévues selon l’article L.1222-9 du code du travail.
L’employeur est ainsi tenu de prendre en charge le matériel, les outils informatiques, les abonnements et les outils nécessaires à l’organisation du temps, mais il n’est plus contraint d’assumer les coûts de maintenance. Il doit également s’assurer que le salarié exerçant en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation.
🎓 Le développement du télétravail pose aussi des questions de santé, lié à la sédentarité. Depuis la crise sanitaire, la demande pour les ateliers sur le mal de dos et les risques liés à la sédentarité a doublé.
4. ADAPTER SON MANAGEMENT
La mise en place du télétravail est une opportunité pour faire évoluer les mentalités dans l’entreprise et envisager un management basé sur la confiance, plutôt que sur le contrôle.
Souvent, c’est une occasion pour les équipes de revoir l’organisation du travail, de limiter certains temps improductifs de réunion ou de transports et d’offrir davantage d’autonomie à chaque salarié pour mieux séquencer ses missions sur la semaine.
🎓 Notre équipe de coachs et de formateurs a développé une formation certifiée Qualiopi destinée aux managers pour “Bien manager à distance”.
S’il reste des managers récalcitrants, proposez leur d’échanger avec leurs pairs pour qu’il puissent s’inspirer d’autres équipes et voir les bénéfices. Proposez leur également de mettre de la clarté dans le projet en bordant les points clé, par exemple :
- Quelles sont les plages horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe ?
- Quels sont les outils de suivi disponibles ?
- Quelle évaluation sera faite du dispositif de télétravail ?
5. CHOISIR LES BONS OUTILS
La montée en puissance des outils collaboratifs a rendu possible et accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Mais la technique n’est pas toujours au rendez-vous. Interrogez votre DSI : vos équipements informatiques sont-ils performants ? Adaptés à un usage mobile ? Bénéficiez-vous d’un système de visio efficace ? Tous les salariés sont-ils bien formés à leur utilisation ?
De nombreux outils existent désormais pour simplifier la vie des collaborateurs et organiser sa journée de manière productive. La plupart sont même accessibles aux TPE avec des formules d’entrée gratuites, comme Trello, qui permet de créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou Notion.
La suite Google Drive et ses déclinaisons permet de travailler ensemble sur un même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils comme Skype ou l’outil de chat Slack pourront compléter le dispositif sur le volet communication à distance.
👉Découvrez notre atelier "Améliorer la communication à distance" pour un meilleur usage des outils à distance
6. ÉVALUER ET RÉAJUSTER RÉGULIÈREMENT LE DISPOSITIF
Une intervenante LAD anime un atelier sur le télétravail
Tout au long de la mise en place du télétravail, des points réguliers doivent permettre de résoudre les difficultés et affiner le dispositif, dans une logique d’amélioration continue.
Pour répondre aux besoins de tous ses salariés, l’Oréal a ainsi mis en place un nouvel accord de télétravail, où chaque employé peut prendre 4 jours de télétravail par mois lorsqu’il le souhaite, au lieu d’un jour fixe par semaine.
Certaines entreprises nous sollicitent pour des sujets connexes au télétravail, au fur et à mesure que des difficultés apparaissent. En particulier, deux thèmes sont souvent demandés :
- l'équilibre entre vie pro et vie perso (voir le descriptif de l'atelier) car les frontières entre les différents temps de vie se sont dissipées, la maison et le bureau se confondent souvent, et les salariés ont besoin de retrouver des repères.
- la fatigue digitale (voir le descriptif de l'atelier) et le droit à la déconnexion correspondent aussi à une nouvelle souffrance au travail, que les entreprises doivent regarder avec attention.
TÉLÉTRAVAIL ET BIEN-ÊTRE DES ÉQUIPES
Marque employeur, réorganisation du travail, nouveaux outils informatiques : la mise en place du télétravail constitue souvent aussi un projet transformateur pour l’entreprise. Avec à la clé, des avantages aussi bien pour les salariés que pour les employeurs. Mais aussi des risques.
LA SANTÉ PHYSIQUE ET MENTALE DES TÉLÉTRAVAILLEURS
Bien que le télétravail forcé que nous avons connu pendant la crise ne s’apparente pas à un télétravail réalisé dans des conditions normales, il aura quand même permis de souligner des axes de vigilance à garder à l’esprit à la reprise d’un télétravail plus “traditionnel”.
En effet, 27 % des télétravailleurs déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé physique. 45% d’entre eux ont exprimé une dégradation de leurs postures de travail, 25% une dégradation de leurs pratiques alimentaires et enfin 33% un sommeil dégradé.
Côté mental, 31 % des salariés déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % d’entre eux ont du mal à déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sont sentis « souvent stressés ». Vous trouverez d'autres chiffres sur le télétravail pertinents dans le baromètre du télétravail 2021 par Malakoff Humanis !
Ces chiffres restent bien sûr à nuancer lorsqu’ils sont comparés à un télétravail dans une situation plus “normale” mais on retiendra que ces éléments restent des pistes à surveiller lors de la mise en place d’un “vrai” télétravail. L’éloignement du collaborateur du bureau, même à temps partiel, ne signifie pas le désintérêt de son bien-être physique ou mental.
💡 Prendre soin des équipes en télétravail grâce à des téléconsultations anonymes, c’est l’idée originale de notre nouveau service Alio ! A découvrir ici.
